Urząd Marszałkowski - Departamenty / Biura - Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji

Ogłoszono przez Marcin Grzegorczyk

Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji

Dyrektor: Roman Ruciński
Zastępca Dyrektora: Elżbieta Sienkiewicz

 
10-233 Olsztyn, ul. Parkowa 1
tel. (89) 51 25 760
fax. (89) 51 25 769
 
  1. W skład Departamentu Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji wchodzą:
    1. Biuro ds. Audytu Wewnętrznego (I);
    2. Biuro ds. Kontroli Zarządczej (II);
    3. Biuro ds. Certyfikacji (III);
    4. Biuro ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości RPO WiM 2014-2020 (IV);
    5. Zespół ds. nadzoru właścicielskiego (VI).

  2. Do zadań Biura ds. Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:
    1. wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnianie funkcjonowania jednostki;
    2. przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego;
    3. dokonywanie analizy obszarów ryzyka w działalności Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa;
    4. prowadzenie zadań audytowych, w tym opracowanie programu zadania audytowego oraz metod i technik prowadzenia audytu;
    5. sporządzanie sprawozdania z przeprowadzenia audytu, zawierającego ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu, przekazywanie go kierownikowi komórki audytowanej oraz Marszałkowi jak również przeprowadzanie czynności sprawdzających w celu oceny dostosowania działań jednostki do zawartych w sprawozdaniu zaleceń;
    6. prowadzenie audytu w komórkach zaangażowanych we wdrażanie funduszy strukturalnych;
    7. współdziałanie z Departamentami w celu racjonalizacji funkcjonowania systemu wdrażania funduszy strukturalnych;
    8. przygotowywanie projektów wewnętrznych regulacji dotyczących funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie;
    9. prowadzenie spraw z zakresu współpracy z komórkami audytu wewnętrznego jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa;
    10. prowadzenie akt stałych i bieżących audytu;
    11. archiwizacja dokumentów z zakresu audytu wewnętrznego.

  3. Do zadań Biura ds. Kontroli Zarządczej należy w szczególności:
    1. przedstawienie Marszałkowi obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie (I poziom kontroli zarządczej) oraz w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego (II poziom);
    2. dokonywanie oceny kontroli zarządczej I i II poziomu polegającej na:
      1. badaniu zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi,
      2. badaniu skuteczności i efektywności działania,
      3. badaniu wiarygodności sprawozdań,
      4. weryfikacji poziomu ochrony zasobów,
      5. badaniu przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
      6. badaniu efektywności i skuteczności przepływu informacji,
      7. weryfikacji procesu zarządzania ryzykiem;
    3. przeprowadzanie audytu bezpieczeństwa teleinformatycznego;,
    4. koordynacja procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie i w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
    5. koordynowanie działań w zakresie kontroli zarządczej podejmowanych przez Departamenty;,
    6. gromadzenie i analiza informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej;,
    7. upowszechnianie informacji niezbędnych do sprawnej realizacji systemu kontroli zarządczej I poziomu;,
    8. przeprowadzanie w ramach kontroli zarządczej audytów planowych i pozaplanowych w Urzędzie i w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
    9. przeprowadzanie czynności doradczych i sprawdzających dotyczących realizacji celów i zadań w kontekście systematycznej oceny kontroli zarządczej w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
    10. inicjowanie, przygotowanie projektów procedur służących doskonaleniu skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie i w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
    11. analiza dokumentacji wytworzonej w wyniku kontroli wykonywanych przez instytucje zewnętrzne oraz organy kontrolne (NIK, RIO, Ministerstwa itp.) w kontekście kontroli zarządczej;,
    12. archiwizacja dokumentów związanych z kontrolą zarządczą I i II poziomu.

  4. Do zadań Biura ds. Certyfikacji należy w szczególności:
    1. w zakresie RPO WiM 2007-2013:
      1. weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków od IP/IP II do IZ,
      2. przygotowywanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do IC,
      3. zamykanie perspektywy finansowej 2007-2013 w części dotyczącej certyfikacji;
    2. w zakresie RPO WiM 2014-2020:
      1. sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez IZ,
      2. sporządzanie rocznych zestawień wydatków,
      3. poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczenie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do RPO WiM 2014-2020 i zgodnymi z obowiązującymi przepisami prawa,
      4. weryfikacja ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji;
      5. analiza i uwzględnianie do celów certyfikacji wyników kontroli i audytów oraz informacji o wykrytych nieprawidłowościach;
      6. współpraca w zakresie przygotowania sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014-2020 w zakresie certyfikacji;
      7. opracowanie i aktualizacja Instrukcji Wykonawczej IC;
      8. opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
      9. współpraca przy tworzeniu i użytkowanie Lokalnego systemu informatycznego;
      10. użytkowanie Centralnego systemu teleinformatycznego;
      11. współpraca w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej;
      12. współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020;
      13. uwzględnianie wyników audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową;
      14. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020;
      15. zamykanie perspektywy finansowej 2014- 2020 w części dotyczącej certyfikacji;
      16. archiwizacja dokumentacji.

  5. Do zadań Biura ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości RPO WiM 2014-2020 należy w szczególności:
    1. opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WiM 2014-2020;
    2. opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
    3. weryfikacja IW IP;
    4. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji wzorów umowy o dofinansowanie;
    5. przeprowadzanie kontroli systemowej w IP;
    6. gromadzenie i analizowanie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach systemu zarządzania i kontroli RPO WiM 2014-2020 pod kątem certyfikacji;
    7. koordynacja sporządzania i aktualizacji Rocznego Planu Kontroli RPO WiM 2014-2020;
    8. weryfikowanie i zatwierdzanie Rocznego Planu Kontroli IP;
    9. sporządzanie raportów dotyczących nieprawidłowości w zakresie zadań Biura;
    10. weryfikowanie przekazanych informacji o nieprawidłowościach;
    11. przekazanie informacji o nieprawidłowościach zgodnie z procedurami informowania o nieprawidłowościach obowiązującymi w perspektywie finansowej 2014-2020;
    12. współpraca w zakresie sporządzania deklaracji zarządczej,
    13. sporządzanie wkładu do rocznego sprawozdania z audytów i kontroli w zakresie zadań Biura;
    14. współpraca w zakresie przygotowania sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014-2020 w części dotyczącej zadań Biura;
    15. współpraca przy tworzeniu i użytkowanie Lokalnego systemu informatycznego;
    16. użytkowanie Centralnego systemu teleinformatycznego;
    17. współpraca w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej;
    18. współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020;
    19. uwzględnianie wyników audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową;
    20. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020;
    21. zamykanie perspektywy finansowej 2014-2020 w części dotyczącej Biura;
    22. archiwizacja dokumentacji.

  6. Do zadań Zespołu ds. nadzoru właścicielskiego należy w szczególności:
    1. pozyskiwanie i przechowywanie odpisów umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz ich zmian;
    2. pozyskiwanie w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień odpisów uchwał organów tej spółki oraz innych dokumentów dotyczących działalności spółki istotnych dla oceny tej działalności oraz przechowywanie tych dokumentów;
    3. prowadzenie i aktualizowanie wykazu spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje;
    4. prowadzenie we współpracy z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności danej spółki spraw wynikających z udziału Województwa w spółkach handlowych, tworzenia takich spółek lub przystępowania do nich przez Województwo, w tym spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego nad tymi spółkami, z wyłączeniem wykonywania tych zadań w odniesieniu do spółek: „Przewozy Regionalne” Sp. z o.o. w Warszawie, Warmia i Mazury Sp. z o.o. w Szymanach oraz Port Lotniczy „Mazury” Sp. z o.o. w Szczytnie, a w szczególności:
      1. prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem Województwa w zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
      2. prowadzenie spraw związanych ze zmianą umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
      3. prowadzenie spraw związanych ze zgłoszeniem przez Województwo osób do organów w spółkach handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
      4. współpraca z osobami reprezentującymi Województwo na zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz z osobami wskazanymi lub zgłoszonymi przez Województwo do rad nadzorczych tych spółek, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji,
      5. podejmowanie w razie potrzeby działań zmierzających do wykonania prawa kontroli w spółkach, w których Województwo posiada udziały, w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień kontrolnych,
      6. podejmowanie w razie potrzeby działań mających na celu skorzystanie przez Województwo z prawa do informacji dotyczących spółek, w których Województwo posiada akcje,
      7. diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej spółki, w której Województwo posiada udziały lub akcje, oraz niezwłoczne informowanie Zarządu o tych zagrożeniach,
      8. przekazywanie Zarządowi stosownie do potrzeb nie rzadziej jednak niż raz w roku okresowych informacji o sytuacji ekonomiczno-finansowej danej spółki oraz o efektywności realizacji zadań Samorządu Województwa, które wykonuje dana spółka,
      9. współpraca z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, przy wykonywaniu ich zadań dotyczących tych spółek,
      10. koordynowanie wykonywania zadań związanych z przeprowadzanymi w Urzędzie przez organy kontroli i inne podmioty zewnętrzne kontrolami dotyczącymi spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, z wyjątkiem przypadku, gdy kontrola dotyczy wyłącznie spółek: „Przewozy Regionalne” Sp. z o.o. w Warszawie, Warmia i Mazury Sp. z o.o. w Szymanach oraz Port Lotniczy „Mazury” Sp. z o.o. w Szczytnie;
    5. prowadzenie spraw wynikających z posiadania statusu fundatora przez Województwo lub Marszałka w niżej wymienionych fundacjach lub z członkostwa Marszałka w organach tych fundacji:
      1. Fundacji „Wspieranie i Promocja Przedsiębiorczości na Warmii i Mazurach” w Olsztynie,
      2. Nidzickiej Fundacji Rozwoju „Nida” w Nidzicy,
      3. Fundacji Ochrony Wielkich Jezior Mazurskich w Giżycku,
      4. Fundacji Zielone Płuca Polski,
        - w tym:
      1. diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej fundacji oraz niezwłoczne informowanie Marszałka oraz Zarządu o tych zagrożeniach,
      2. współpraca, z osobami reprezentującymi Województwo lub Marszałka na posiedzeniach organów ww. fundacji, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji.

  7. Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM 2014-2020, z tym zastrzeżeniem, iż współpraca ta nie może naruszać rozdzielności funkcji procesów związanych z naborem, oceną i wyborem projektów, kontrolą projektów oraz certyfikacją wydatków.