Wersja archiwalna z dnia
Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji
Dyrektor: Roman Ruciński
p.o. Dyrektora: Paweł Romaniuk
Zastępca Dyrektora: Elżbieta Sienkiewicz
10-233 Olsztyn, ul. Parkowa 1
tel. (89) 51 25 760
fax. (89) 51 25 769
tel. (89) 51 25 760
fax. (89) 51 25 769
- W skład Departamentu Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji wchodzą:
- Biuro ds. Audytu Wewnętrznego (I);
- Biuro ds. Kontroli Zarządczej (II);
- Biuro ds. Certyfikacji (III);
- Biuro ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości RPO WiM 2014-2020 (IV);
- Zespół ds. nadzoru właścicielskiego (VI).
- Do zadań Biura ds. Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:
- wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnianie funkcjonowania jednostki;
- przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego;
- dokonywanie analizy obszarów ryzyka w działalności Urzędu i jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa;
- prowadzenie zadań audytowych, w tym opracowanie programu zadania audytowego oraz metod i technik prowadzenia audytu;
- sporządzanie sprawozdania z przeprowadzenia audytu, zawierającego ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu, przekazywanie go kierownikowi komórki audytowanej oraz Marszałkowi jak również przeprowadzanie czynności sprawdzających w celu oceny dostosowania działań jednostki do zawartych w sprawozdaniu zaleceń;
- prowadzenie audytu w komórkach zaangażowanych we wdrażanie funduszy strukturalnych;
- współdziałanie z Departamentami w celu racjonalizacji funkcjonowania systemu wdrażania funduszy strukturalnych;
- przygotowywanie projektów wewnętrznych regulacji dotyczących funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie;
- prowadzenie spraw z zakresu współpracy z komórkami audytu wewnętrznego jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa;
- prowadzenie akt stałych i bieżących audytu;
- archiwizacja dokumentów z zakresu audytu wewnętrznego.
- Do zadań Biura ds. Kontroli Zarządczej należy w szczególności:
- przedstawienie Marszałkowi obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie (I poziom kontroli zarządczej) oraz w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego (II poziom);
- dokonywanie oceny kontroli zarządczej I i II poziomu polegającej na:
- badaniu zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi,
- badaniu skuteczności i efektywności działania,
- badaniu wiarygodności sprawozdań,
- weryfikacji poziomu ochrony zasobów,
- badaniu przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- badaniu efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- weryfikacji procesu zarządzania ryzykiem;
- przeprowadzanie audytu bezpieczeństwa teleinformatycznego;,
- koordynacja procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie i w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
- koordynowanie działań w zakresie kontroli zarządczej podejmowanych przez Departamenty;,
- gromadzenie i analiza informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej;,
- upowszechnianie informacji niezbędnych do sprawnej realizacji systemu kontroli zarządczej I poziomu;,
- przeprowadzanie w ramach kontroli zarządczej audytów planowych i pozaplanowych w Urzędzie i w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
- przeprowadzanie czynności doradczych i sprawdzających dotyczących realizacji celów i zadań w kontekście systematycznej oceny kontroli zarządczej w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
- inicjowanie, przygotowanie projektów procedur służących doskonaleniu skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie i w Jednostkach Organizacyjnych Województwa Warmińsko – Mazurskiego;,
- analiza dokumentacji wytworzonej w wyniku kontroli wykonywanych przez instytucje zewnętrzne oraz organy kontrolne (NIK, RIO, Ministerstwa itp.) w kontekście kontroli zarządczej;,
- archiwizacja dokumentów związanych z kontrolą zarządczą I i II poziomu.
- Do zadań Biura ds. Certyfikacji należy w szczególności:
- w zakresie RPO WiM 2007-2013 - zamykanie perspektywy finansowej 2007-2013 w części dotyczącej certyfikacji;
- w zakresie RPO WiM 2014-2020:
- sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez IZ,
- sporządzanie rocznych zestawień wydatków,
- poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczenie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do RPO WiM 2014-2020 i zgodnymi z obowiązującymi przepisami prawa,
- weryfikacja ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji,
- analiza i uwzględnianie do celów certyfikacji wyników kontroli i audytów oraz informacji o wykrytych nieprawidłowościach,
- współpraca w zakresie przygotowania sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014- 2020 w zakresie certyfikacji,
- opracowanie i aktualizacja Instrukcji Wykonawczej IC,
- opiniowanie projektów wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020,
- użytkowanie Centralnego systemu teleinformatycznego,
- współpraca w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej,
- współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020,
- uwzględnianie wyników audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową,
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020,
- zamykanie perspektywy finansowej 2014- 2020 w części dotyczącej certyfikacji,
- archiwizacja dokumentacji.
- Do zadań Biura ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości RPO WiM 2014-2020 należy w szczególności:
- opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WiM 2014-2020;
- opiniowanie projektów wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
- koordynacja weryfikacji i weryfikacja we właściwym zakresie IW IP;
- współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji wzorów umowy o dofinansowanie;
- przeprowadzanie kontroli systemowej w IP;
- rozpatrywanie skarg na działalność IP P oraz IP – WUP;
- przeprowadzanie kontroli instrumentów finansowych (w tym kontroli realizacji umowy o finansowaniu, weryfikacji wydatków w miejscu prowadzenia operacji – w sytuacjach uzasadnionych, kontroli w momencie zamknięcia RPO WiM 2014-2020);
- gromadzenie i analizowanie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach systemu zarządzania i kontroli RPO WiM 2014-2020 pod kątem certyfikacji;
- koordynacja sporządzania i aktualizacji Rocznego Planu Kontroli RPO WiM 2014-2020;
- weryfikowanie i zatwierdzanie Rocznego Planu Kontroli IP;
- sporządzanie informacji dotyczących nieprawidłowości w zakresie zadań Biura;
- weryfikowanie przekazanych informacji o nieprawidłowościach;
- przekazanie informacji o nieprawidłowościach zgodnie z procedurami informowania o nieprawidłowościach obowiązującymi w perspektywie finansowej 2014-2020;
- współudział w przeprowadzaniu audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego w ramach RPO WiM 2014-2020;
- sporządzanie wkładu do rocznego sprawozdania z audytów i kontroli w zakresie zadań Biura;
- współpraca w zakresie przygotowania sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014-2020 w części dotyczącej zadań Biura;
- współpraca przy tworzeniu i użytkowanie Lokalnego systemu informatycznego;
- użytkowanie Centralnego systemu teleinformatycznego;
- współpraca w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej;
- współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020;
- uwzględnianie wyników audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową;
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020;
- zamykanie perspektywy finansowej 2014-2020 w części dotyczącej Biura;
- archiwizacja dokumentacji.
- Do zadań Zespołu ds. nadzoru właścicielskiego należy w szczególności:
- pozyskiwanie i przechowywanie odpisów umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz ich zmian;
- pozyskiwanie w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień odpisów uchwał organów tej spółki oraz innych dokumentów dotyczących działalności spółki istotnych dla oceny tej działalności oraz przechowywanie tych dokumentów;
- prowadzenie i aktualizowanie wykazu spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje;
- prowadzenie we współpracy z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności danej spółki spraw wynikających z udziału Województwa w spółkach handlowych, tworzenia takich spółek lub przystępowania do nich przez Województwo, w tym spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego nad tymi spółkami, z wyłączeniem wykonywania tych zadań w odniesieniu do spółek: „Przewozy Regionalne” Sp. z o.o. w Warszawie, Warmia i Mazury Sp. z o.o. w Szymanach oraz Port Lotniczy „Mazury” Sp. z o.o. w Szczytnie, a w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem Województwa w zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
- prowadzenie spraw związanych ze zmianą umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
- prowadzenie spraw związanych ze zgłoszeniem przez Województwo osób do organów w spółkach handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
- współpraca z osobami reprezentującymi Województwo na zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz z osobami wskazanymi lub zgłoszonymi przez Województwo do rad nadzorczych tych spółek, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji,
- podejmowanie w razie potrzeby działań zmierzających do wykonania prawa kontroli w spółkach, w których Województwo posiada udziały, w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień kontrolnych,
- podejmowanie w razie potrzeby działań mających na celu skorzystanie przez Województwo z prawa do informacji dotyczących spółek, w których Województwo posiada akcje,
- diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej spółki, w której Województwo posiada udziały lub akcje, oraz niezwłoczne informowanie Zarządu o tych zagrożeniach,
- przekazywanie Zarządowi stosownie do potrzeb nie rzadziej jednak niż raz w roku okresowych informacji o sytuacji ekonomiczno-finansowej danej spółki oraz o efektywności realizacji zadań Samorządu Województwa, które wykonuje dana spółka,
- współpraca z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, przy wykonywaniu ich zadań dotyczących tych spółek,
- koordynowanie wykonywania zadań związanych z przeprowadzanymi w Urzędzie przez organy kontroli i inne podmioty zewnętrzne kontrolami dotyczącymi spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, z wyjątkiem przypadku, gdy kontrola dotyczy wyłącznie spółek: „Przewozy Regionalne” Sp. z o.o. w Warszawie, Warmia i Mazury Sp. z o.o. w Szymanach oraz Port Lotniczy „Mazury” Sp. z o.o. w Szczytnie;
- prowadzenie spraw wynikających z posiadania statusu fundatora przez Województwo lub Marszałka w niżej wymienionych fundacjach lub z członkostwa Marszałka w organach tych fundacji:
- Nidzickiej Fundacji Rozwoju „Nida” w Nidzicy,
- Fundacji Ochrony Wielkich Jezior Mazurskich w Giżycku,
- Fundacji Zielone Płuca Polski,
- w tym:- diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej fundacji oraz niezwłoczne informowanie Marszałka oraz Zarządu o tych zagrożeniach,
- współpraca, z osobami reprezentującymi Województwo lub Marszałka na posiedzeniach organów ww. fundacji, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji.
- Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM 2014-2020, z tym zastrzeżeniem, iż współpraca ta nie może naruszać rozdzielności funkcji procesów związanych z naborem, oceną i wyborem projektów, kontrolą projektów oraz certyfikacją wydatków.